¿Cuáles son las principales funciones de un administrador de edificios?
Aunque toda comunidad debe contar con un administrador, muchos desconocen exactamente cuáles son sus labores. Andrés Leontic, gerente general de Acodef, con más de diez años en la administración de edificios de oficinas, residenciales y condominios, nos explica cuáles son estas tareas primordiales.
Comunicación constante con el comité de administración
“El administrador de condominios y edificios debe informar constantemente al comité de administración, elegido por los propietarios sobre todas las iniciativas que se realizarán. Esto, ya sea solicitando la aprobación de gastos, la realización de proyectos, la presentación de presupuestos o de situaciones relevantes”.
Pagos y cobros
“Entre estas funciones están: la cobranza de los gastos comunes, el pago de sueldos a todos los empleados del edificio o condominio, como al personal de limpieza y conserjes. Además, debe llevar la contabilidad de los gastos generados cada mes, el control de la morosidad derivada del impago de las cuotas, el pago de gastos comunes, o cualquier cuenta que afecte a la comunidad. Así como ejercer las acciones en caso de morosidad, según el reglamento de propiedad de la comunidad basados en la ley de copropiedad. Es necesario recalcar que la cuenta corriente pertenece únicamente a la comunidad; esto independiente quien de quien sea su administrador”.
Añade: “Asimismo, los gastos comunes, que se pagan mensualmente, corresponden a la mantención del edificio o condominio. En esto es necesario enfatizar que la misión de una administración eficiente es mantener la plusvalía de la propiedad para que no se deteriore. Por ejemplo, si la caldera de un edificio no se mantiene constantemente su reparación será muy alta y cambiarla tendrá un costo altísimo”.
Presidir las asambleas de copropietarios
“El administrador también tiene un papel muy relevante junto al comité de administración. Pues es el representante del edificio para operar diariamente la comunidad. En las asambleas de copropietarios se toman decisiones muy importantes que afectan a toda la comunidad. En estas reuniones se informa sobre todo lo que se ha realizado en el período, de mínimo un año, sobre balances económicos, dinero acumulado en el fondo de reserva, gastos y cualquier temática que afecte al edificio. Además, el administrador actúa como mediador ante cualquier conflicto que pueda surgir entre los copropietarios”.
Conservación y mantenimiento de equipos y sistemas
“Si bien el administrador no deberá realizar el trabajo de obras o mantenimiento del edificio o condominio, sí debe gestionar todo lo necesario para que se realicen. Esto implica solicitar presupuestos de esto a empresas y escoger la más adecuada según sean los requerimientos. Todo esto, dando cuenta inmediata al comité de administración. Asimismo, debe velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, áreas comunes y servicios. Así como ejecutar los acuerdos generados en las asambleas de copropietarios para obras en las instalaciones, efectuando los pagos y realizando los cobros que sean necesarios”.
Advierte: “Un buen administrador siempre se preocupará por el cumplimiento de leyes urbanísticas, arquitectónicas, de la ley de copropiedad inmobiliaria como del reglamento de copropiedad”.
Capacitación de personal
“En Acodef, nuestra área de recursos humanos selecciona, contrata y capacita conserjes, mayordomos, como auxiliares de aseos de las comunidades. Además, elaboramos y revisamos los respectivos contratos de trabajo. Realizamos constantes análisis del desempeño del personal, confeccionamos protocolos como procedimientos de trabajo según las normas exigidas”.
Seguridad
“El deber del administrador es implementar medidas de seguridad que resguarden al edificio y sus copropietarios. Diseñar e implementar sistemas y protocolos de control de acceso. Por lo tanto, debe preocuparse de que la propiedad cuente con sistemas de monitoreo de seguridad, vigilantes y conserjes. Además de evitar el ingreso de personas externas al recinto sin identificación o notificación correspondiente”.
Recalca: “El administrador debe revisar los sistemas de alarma, incendio, cámaras y luminarias de las comunidades. Así como las propuestas de mejoramiento de las medidas de seguridad del condominio, la cotización y contratación de seguro obligatorio para los espacios comunes”.
