¿Cuáles son las principales funciones de un administrador de edificios?

¿Cuáles son las principales funciones de un administrador de edificios?

Aunque toda comunidad debe contar con un administrador, muchos desconocen exactamente cuáles son sus labores. Andrés Leontic, gerente general de Acodef, con más de diez años en la administración de edificios de oficinas, residenciales y condominios, nos explica cuáles son estas tareas primordiales.

Comunicación constante con el comité de administración

“El administrador de condominios y edificios  debe informar constantemente al comité de administración, elegido por los propietarios sobre todas las iniciativas que se realizarán. Esto, ya sea solicitando la aprobación de gastos, la realización de proyectos, la presentación de presupuestos o de situaciones relevantes”.

Pagos y cobros

“Entre estas funciones están: la cobranza de los gastos comunes, el pago de sueldos a todos los empleados del edificio o condominio, como al personal de limpieza y conserjes. Además, debe llevar la contabilidad de los gastos generados cada mes, el control de la morosidad derivada del impago de las cuotas, el pago de gastos comunes, o cualquier cuenta que afecte a la comunidad. Así como ejercer las acciones en caso de morosidad, según el reglamento de propiedad de la comunidad basados en la ley de copropiedad. Es necesario recalcar que la cuenta corriente pertenece únicamente a la comunidad; esto independiente quien de quien sea su administrador”.

Añade: “Asimismo, los gastos comunes, que se pagan mensualmente, corresponden a la mantención del edificio o condominio. En esto es necesario enfatizar que la misión de una administración eficiente es mantener la plusvalía de la propiedad para que no se deteriore. Por ejemplo, si la caldera de un edificio no se mantiene constantemente su reparación será muy alta y cambiarla tendrá un costo altísimo”.

Presidir las asambleas de copropietarios

“El administrador también tiene un papel muy relevante junto al comité de administración. Pues es el representante del edificio para operar diariamente la comunidad. En las asambleas de copropietarios se toman decisiones muy importantes que afectan a toda la comunidad. En estas reuniones se informa sobre todo lo que se ha realizado en el período, de mínimo un año, sobre balances económicos, dinero acumulado en el fondo de reserva, gastos y cualquier temática que afecte al edificio. Además, el administrador actúa como mediador ante cualquier conflicto que pueda surgir entre los copropietarios”.

Conservación y mantenimiento de equipos y sistemas

“Si bien el administrador no deberá realizar el trabajo de obras o mantenimiento del edificio o condominio, sí debe gestionar todo lo necesario para que se realicen. Esto implica solicitar presupuestos de esto a empresas y escoger la más adecuada según sean los requerimientos. Todo esto, dando cuenta inmediata al comité de administración. Asimismo, debe velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, áreas comunes y servicios. Así como ejecutar los acuerdos generados en las asambleas de copropietarios para obras en las instalaciones, efectuando los pagos y realizando los cobros que sean necesarios”.

Advierte: “Un buen administrador siempre se preocupará por el cumplimiento de leyes urbanísticas, arquitectónicas, de la ley de copropiedad inmobiliaria como del reglamento de copropiedad”.

Capacitación de personal

“En Acodef, nuestra área de recursos humanos selecciona, contrata y capacita conserjes, mayordomos, como auxiliares de aseos de las comunidades. Además, elaboramos y revisamos los respectivos contratos de trabajo. Realizamos constantes análisis del desempeño del personal, confeccionamos protocolos como procedimientos de trabajo según las normas exigidas”.

Seguridad

“El deber del administrador es implementar medidas de seguridad que resguarden al edificio y sus copropietarios. Diseñar e implementar sistemas y protocolos de control de acceso. Por lo tanto, debe preocuparse de que la propiedad cuente con sistemas de monitoreo de seguridad, vigilantes y conserjes. Además de evitar el ingreso de personas externas al recinto sin identificación o notificación correspondiente”.

Recalca: “El administrador debe revisar los sistemas de alarma, incendio, cámaras y luminarias de las comunidades. Así como las propuestas de mejoramiento de las medidas de seguridad del condominio, la cotización y contratación de seguro obligatorio para los espacios comunes”.

 

Uso de Piscinas

Fernanda Ramírez, jefa operaciones Acodef

“El problema más grande es cuando los usuarios de las piscinas no respetan las normas”

Las piscinas en los edificios son entretención para vecinos e invitados, pero también muchas veces conllevan a un verano de conflictos. “Para evitar problemas con estos espacios es conveniente conocer la normativa que regula su uso; así como la legalidad que rige los derechos y obligaciones de las comunidades de propietarios. Las piscinas, a pesar de encontrarse en un recinto privado, son consideradas como públicas de uso restringido”, explica Fernanda Ramírez

La ejecutiva dice que están regidas por el Decreto Supremo (DS) 209 del año 2002, que aprobó el Reglamento de Piscinas de Uso Público. 

El Conflicto

___Uno de los conflictos más comunes que se dan en estas áreas es acerca de las visitas de los habitantes de los condominios. ¿Cómo se maneja este tema?

___ Las reglas varían en cada comunidad. En muchos casos estas visitas están autorizadas solo algunos días de la semana, y generalmente depende del tamaño de la piscina. Lo habitual son dos invitados por departamento.  Los fines de semana y festivos están reservadas para el uso exclusivo de residentes. Otros dilemas que se dan es la utilización de las piscinas por el personal de los condominios, los horarios de cierre, la apertura  y el ingreso de mascotas a estas áreas. Sin embargo, el problema más grande se presenta cuando los usuarios de las piscinas no respetan las normas, hacen ruidos molestos o maniobras arriesgadas en el agua. Esto se da también con el consumo de bebidas alcohólicas, cigarrillos o drogas. Por eso lo importante que el Comité de Administración redacte un  Reglamento para el uso de la piscina con normas claras que deben ser respetadas por todos o se arriesga a una multa. Este Reglamento debe actualizarse anualmente antes de la temporada de piscina dado que no todos los años son iguales y las circunstancias cambian, como fue el caso de los aforos durante la pandemia.

___¿Qué debe regular este Reglamento?

__  En él se debe estipular claramente la forma cómo se usará el recinto. Además, se debe contar con un libro de registro utilizado por personal capacitado o el piscinero a cargo de la mantención donde se deben anotar las observaciones respecto a la calidad del agua. ( PH, cloro, etc.) Este Reglamento deberá ser inscrito en la Seremi de Salud cada temporada.

__ ¿Estas piscinas están eximidas de la obligación de contar con personal salvavidas o de primeros auxilios?

__Así, es, no obstante, esto debe estar notificado claramente por medio de carteles visibles en accesos y espacios de tránsito de los bañistas de cada condominio. Asimismo, debe indicarse que el recinto no cuenta con este tipo de personal y es responsabilidad de los padres o cuidadores la utilización del recinto piscina por menores. Además, todo recinto debe contar con cerca o reja perimetral, duchas (cortina de agua), franja reservada para la circulación de bañistas y escaleras a ambos lados de la parte más profunda de la pileta. Ni la administración ni el comité serán responsables de accidentes que pudiesen ocurrir si no se toman los resguardos correspondientes ante las advertencias.